Ce face, pe bucăți

Persoane, beneficiari, contracte

O persoană se introduce o dată și rămâne o singură persoană, chiar dacă trece prin trei servicii. Din ea se deschid dosare: de beneficiar al unui serviciu, de participant într-un proiect, de aparținător.

Actele se scriu o dată

Documentele se întocmesc pe șablonul tău — cel pe care îl semnezi deja — completat cu datele din dosar. Ies în Word, ca să mai poți schimba un rând, sau în PDF, gata de tipărit. La emitere primesc numărul de registru, iar numărul nu se mai mișcă.

• Formularele și grilele de evaluare se definesc: rubricile, ordinea, felul răspunsurilor. Când se schimbă un formular impus prin ordin, se schimbă definiția.
• Nomenclatoarele legislative — coduri de servicii, grade de dependență, termene — se țin ca date cu perioadă de valabilitate, nu ca text bătut în cod. Un act din 2024 se tipărește cu codurile din 2024.
• La primul document, organizația nouă își urcă propriile șabloane. Nu împrumutăm actele unui client către altul: pe subsolul lor stau antetul și CUI-ul cuiva anume.

Vizite, tabletă, offline

Aplicația de tabletă e făcută pentru mâini ocupate: butoane mari, puțini pași, nimic care să ceară citit cu atenție în ușa cuiva.

• Programul zilei — cine e de vizitat, în ce ordine, cu ce activități din planul de îngrijire.
• Fișa vizitei — activitățile bifate, ora de sosire și de plecare, observația scrisă sau vorbită, fotografii, semnătura beneficiarului pe ecran.
• Fără semnal — totul se scrie în tabletă și pleacă singur când apare rețea, chiar cu ecranul stins. Nu există „am pierdut vizita de dimineață”.
• Tabletă folosită de mai mulți — schimbarea persoanei se face cu PIN, în câteva secunde, fără să se reintroducă parola.

Pe secție se ține evidența administrărilor de medicație și a prezențelor. Se ține — nu se sfătuiește: programul nu verifică interacțiuni între medicamente, nu calculează scoruri clinice și nu prezice nimic. Acelea ar face din el dispozitiv medical, iar noi promitem doar ce putem livra conform legii.

Grup țintă și proiecte cu finanțare

Un proiect finanțat cere două lucruri deodată: să ajuți oameni și să poți arăta, doi ani mai târziu, că i-ai ajutat.

• Fișa proiectului — denumirea, codul, apelul, perioada, semnatarii. De aici își ia antetul fiecare act emis în proiect.
• Dosarul de grup țintă — persoanele înscrise, actele de eligibilitate, data la care au fost văzute și de cine, codul de dosar alocat în registru.
• Dovada activității — vizite, activități bifate din contract, ore lucrate pe beneficiar, evidența lunară.
• Nimic în urmă fără urmă — o corectură se face printr-o înregistrare de rectificare; ce a fost scris greșit rămâne, alături de corectură.

Registre, scadențe, rapoarte

Nimic din ce e mai jos nu se „reconstituie la sfârșit de lună”: iese din ce s-a lucrat zilnic.

Siguranța datelor

• Datele fiecărui client stau despărțite de ale celorlalți, prin filtru impus la nivelul bazei, nu lăsat la grija fiecărui ecran.
• Drepturi pe rol și pe scop — organizație, filială, centru. Cine nu are ce căuta într-un dosar nu-l vede și nu-l poate cere.
• Jurnal și pe citiri, nu doar pe scrieri, pentru datele medicale și financiare.
• Datele stau în Uniunea Europeană, pe un server la Frankfurt. Lista furnizorilor cu care lucrăm e publică: subprocesatori.
• Exportul rămâne al tău și la încetarea abonamentului. Cum anume, scrie în întrebări frecvente.