Aceeași platformă, patru feluri de a o folosi

Primării, servicii publice de asistență socială, DGASPC

Dați socoteală în trei direcții deodată: inspecției sociale, ordonatorului de credite și, când vine rândul, Curții de Conturi. Fiecare cere alt fel de dovadă pentru aceeași muncă.

• Dosarul beneficiarului, întreg și în ordine. Ancheta socială, evaluarea, planul de intervenție, contractul, reevaluările la termen — cu scadențele arătate înainte să treacă, nu după.
• Registre care se țin singure. Numerotare continuă, poziții anulate arătate cu motivul lor, export cu antet oficial. La control se deschide pagina, nu se caută caietul.
• Urma fiecărei atingeri. Cine a citit un dosar, cine a schimbat o rubrică, când. Înregistrările sensibile nu se șterg: corectura e o rectificare care rămâne alături de ce a corectat.
• Drepturi pe rol și pe centru. Referentul din comună vede comuna lui; directorul vede tot; contabilul vede partea lui de acte și nu vede notele de îngrijire.

Despre bani: abonamentul se poate încheia prin achiziție directă, cu contract și ordin de plată, iar numărul contractului sau al comenzii se trece pe abonament ca să se regăsească în evidența dumneavoastră. Detaliile stau pe pagina de prețuri.

Asociații și fundații cu proiecte finanțate

Proiectul are indicatori, iar indicatorii au nevoie de dosare care stau în picioare la verificare. De obicei asta cade pe doi oameni care fac și restul.

• Grupul țintă, ținut ca dosar. Fiecare persoană înscrisă are dosarul ei, cu actele care dovedesc eligibilitatea și cu data la care au fost văzute.
• Antetul proiectului pe fiecare act. Denumirea, codul, apelul, semnatarii — se scriu o dată, pe fișa proiectului, și apar pe toate documentele emise.
• Dovada activității. Vizite cu dată, oră, activități bifate din contract, fotografii și semnătura beneficiarului. Raportul lunar iese din ele, nu din amintiri.
• Evidență care rezistă la audit. Nimic sensibil nu se șterge și nimic nu se schimbă în urmă fără urmă.

Dacă lucrați cu voluntari și cu distribuiri de ajutoare, profilul de organizație umanitară aduce și evidența lor.

Filiale de Cruce Roșie și alte organizații cu structuri teritoriale

Organizația e pe trei niveluri — centru, filială, național —, iar fiecare nivel are nevoie de vederea lui, fără să calce pe datele celuilalt. Filiala își vede oamenii și beneficiarii; centrul își vede secția; nimeni nu răscolește în județul vecin.

• Ierarhie adevărată. Organizație → filiale → centre, cu drepturi date pe fiecare nivel și cu abonament care se poate încheia pe filială.
• Voluntari și flotă. Evidența voluntarilor, a mașinilor și a intervențiilor, alături de serviciile sociale, nu în alt program.
• Distribuiri și donații. Ce a intrat, ce s-a dat, cui și când.
• Identitate proprie. Platforma nu folosește și nu afișează emblema Crucii Roșii — e protejată prin Legea 139/1995. Actele filialei ies cu antetul filialei, așa cum îl folosiți dumneavoastră.

Furnizori privați de servicii sociale

Aveți de ținut și evidența îngrijirii, și partea comercială — și de trecut licențierea cu dosarul în regulă.

• De la cerere la contract. Admiterea, evaluarea, contractul cu anexele lui și planul de îngrijire, fără să se tasteze aceleași date de patru ori.
• Cazare și ocupare. Camere, paturi, cine e unde — la profilurile în care beneficiarul locuiește în unitate.
• Facturare. Contribuția beneficiarului și a susținătorilor, emiterea facturilor și legătura cu e-Factura. Modulul se poate ține stins la organizațiile care nu facturează nimic.
• Dosarul de licențiere. Standardele cer acte, termene și registre; scadențele stau la vedere, iar actele se tipăresc din dosar.